Большинство россиян оформляет больничный онлайн, но кадровая цифровизация остается фрагментарной
Исследование VK HR Tek и Hi-Tech Mail показало: российские компании активно переводят в цифровой формат отдельные кадровые операции, однако полноценная автоматизация HR-процессов пока не стала повсеместной практикой. Наиболее востребованным электронным сервисом оказалось оформление больничных, тогда как прием на работу, отпускные процедуры, командировки и внутренние коммуникации часто по-прежнему требуют бумажных документов.
Опрос проводился с 13 по 18 ноября 2025 года на площадке Hi-Tech Mail. В нем приняли участие более 2,5 тыс. человек. Около 66% респондентов работают в малом и среднем бизнесе, еще 34% представляют крупные компании. В выборку вошли сотрудники промышленных предприятий, организаций сферы услуг, ИТ- и digital-компаний, образовательных учреждений, финансового сектора и других отраслей.
Прием на работу чаще проходит офлайн
Одним из наименее оцифрованных процессов остается трудоустройство. 68% участников рассказали, что проходили оформление полностью в офлайн-формате. Возможность подписать все необходимые документы онлайн в течение одного дня есть только у 12% опрошенных.
Это означает, что даже при наличии электронного документооборота компания может использовать его лишь на отдельных этапах. Например, часть сведений сотрудник передает через цифровую форму, но затем ему приходится распечатывать заявление, подписывать документы вручную или посещать офис кадровой службы.
Подобная схема увеличивает сроки оформления, создает дополнительную нагрузку на HR-специалистов и повышает вероятность ошибок при переносе данных. Для удаленных сотрудников проблема особенно заметна: им приходится отправлять бумажные документы почтой либо приезжать в офис лично.
Отпуск можно оформить онлайн далеко не везде
С отпускными процедурами ситуация выглядит несколько лучше, но полной цифровизации также нет. В 61% компаний все еще используются бумажные заявления. Только 26% респондентов могут подать заявку на отпуск в электронном виде и получить согласование в тот же день.
На практике скорость обработки заявления зависит не только от наличия корпоративной системы, но и от того, насколько в ней автоматизирован маршрут согласования. Если документ направляется руководителю вручную, а кадровая служба затем переносит информацию в другую программу, цифровой формат не дает существенного выигрыша по времени.
Полноценный сервис должен показывать сотруднику доступный остаток дней, учитывать график отпусков, автоматически направлять заявку ответственным лицам и фиксировать итоговое решение без бумажного дублирования.
Больничные стали лидером цифровизации
Самым автоматизированным кадровым процессом оказалось оформление больничных листов. 62% участников опроса сообщили, что используют электронный формат.
Популярность этой функции объясняется тем, что больничные листы изначально тесно связаны с государственными цифровыми системами. Работодателю не требуется собирать бумажные документы, вручную проверять их реквизиты и хранить большое количество физических носителей.
Электронное оформление позволяет быстрее передавать сведения в бухгалтерию, снижает риск потери документов и упрощает расчет выплат. Для сотрудника это означает меньше формальностей: во многих случаях достаточно уведомить работодателя о нетрудоспособности, после чего необходимые сведения поступают по цифровым каналам.
Командировки и расходы остаются проблемной зоной
Значительно слабее автоматизированы командировки и отчетность по затратам. Только 21% респондентов подтвердили, что в корпоративной системе предусмотрены соответствующие функции.
Во многих компаниях оформление поездки по-прежнему требует нескольких разрозненных действий: сотрудник заполняет заявление, согласует маршрут по электронной почте, получает отдельные документы на билеты и проживание, а после возвращения вручную оформляет авансовый отчет и прикладывает чеки.
Интегрированная система могла бы объединить эти этапы в едином сценарии. В ней можно заранее согласовать поездку, заказать билеты, зафиксировать лимиты расходов, загрузить подтверждающие документы и передать данные в бухгалтерию. Однако отсутствие такой связки заставляет организации использовать таблицы, почту и локальные программы.
Корпоративные порталы используются ограниченно
Еще одна слабая область - внутренние коммуникации. 63% участников сообщили, что в их организациях корпоративного портала нет либо он практически не используется.
Мобильные приложения с сервисами для сотрудников регулярно применяют лишь 16% респондентов. Это говорит о том, что цифровая среда работодателя часто остается ориентированной на офисных работников и стационарные компьютеры. Сотрудникам на производстве, в торговле, логистике или в разъездных подразделениях бывает сложнее получить доступ к справкам, заявлениям, расчетным листкам и кадровым уведомлениям.
Единое мобильное приложение способно заметно упростить взаимодействие. Через него сотрудник может подать заявление, проверить статус заявки, получить уведомление от HR-службы или ознакомиться с документами без посещения отдела кадров.
Почему компании автоматизируют процессы выборочно
По оценке представителей VK HR Tek, интерес бизнеса к цифровизации сохраняется, однако многие организации внедряют отдельные решения вместо единой платформы. Такой подход позволяет быстро закрыть наиболее очевидную потребность - например, перевести в электронный вид больничные или расчетные листки, - но не устраняет разрыв между разными подразделениями.
Фрагментарная автоматизация часто возникает по нескольким причинам:
- компании используют несколько несовместимых информационных систем;
- внедрение новых сервисов откладывается из-за стоимости и сложности проекта;
- сотрудники не всегда обучены работе с цифровыми инструментами;
- руководители не видят экономический эффект от перевода второстепенных процессов в онлайн;
- бумажный документооборот сохраняется как привычный и понятный механизм.
В результате одни операции выполняются автоматически, а другие требуют ручного участия HR-специалистов, бухгалтерии и руководителей.
Что дает переход к сквозным HR-процессам
Единая цифровая HR-платформа позволяет объединить жизненный цикл сотрудника: от отклика и приема на работу до оформления отпуска, командировки, перевода или увольнения. Информация вводится один раз и затем используется в связанных процессах, что снижает количество ошибок и дублирование данных.
Для работодателя это означает сокращение административных затрат, прозрачный контроль сроков и более равномерную загрузку кадровой службы. Руководители получают возможность быстрее согласовывать заявления, а сотрудники - самостоятельно решать стандартные вопросы без постоянного обращения к специалистам HR.
Важную роль играет кадровый электронный документооборот. Он позволяет подписывать документы усиленной электронной подписью, хранить их в защищенной системе и быстро находить нужные сведения. При этом компании необходимо заранее определить правила доступа, сроки хранения данных и порядок работы с персональной информацией.
Как подготовить компанию к цифровизации
Перед внедрением HR-системы организации стоит провести аудит текущих процессов. Необходимо определить, какие операции занимают больше всего времени, где возникают ошибки и какие действия сотрудники чаще всего выполняют вручную.
Затем целесообразно выбрать несколько приоритетных сценариев - например, прием на работу, отпуск и командировки - и постепенно подключать остальные функции. Такой поэтапный подход помогает проверить систему на практике и снизить сопротивление изменениям.
Не менее важно обеспечить интеграцию с бухгалтерскими программами, системами учета рабочего времени и корпоративными каналами коммуникации. Если сервисы не обмениваются данными, сотрудникам приходится повторно вводить одну и ту же информацию, а эффект от автоматизации заметно снижается.
Исследование показывает, что российский бизнес уже движется к цифровому HR, но темпы и глубина перехода различаются. Больничные чаще всего оформляются онлайн, тогда как трудоустройство, отпуск, командировки и внутренние сервисы пока во многих компаниях остаются частично бумажными. Следующим этапом для работодателей станет не просто внедрение отдельных электронных функций, а создание единой цифровой среды, в которой кадровые процессы будут связаны между собой и доступны сотруднику в удобном формате.
